每一个项目在建设实施前都须将该项目对象认识清楚,这就要对项目的对象进行分解,建立项目对象分解结构(Project Breakdown Structure,简称PBS)。
在对项目对象有了明确认识之后,项目管理者应关注的问题是如何实现这些项目对象,从而需要对完成项目对象的工作任务进行系统规划和分解,建立工作分解结构(Work Breakdown Structure,简称WBS)。工作分解结构是广为熟知的项目管理工具,是描述项目所需工作的管理工具。必须根据PBS梳理具体的工作任务,建立工作分解结构。因此,WBS可被认为是复杂项目管理的第二步。
在明确项目对象和所需工作任务后,需要建立项目实施与管理的组织机构,形成管理组织分解结构(Organization Breakdown Structure,简称OBS)。OBS是由WBS演化而来的一种方法,它在组织范围内分解各层次人员。OBS最终能显示出负责每个项目活动的具体组织单元,它是将相关部门或单位与工作包分层次、有条理地联系起来的组织安排。在复杂项目管理中,组织具有至关重要的作用。PBS和WBS关注的是项目的客观方面,即项目对象的构成和完成项目对象所需的工作。而项目的执行者是项目目标的实现主体和项目的主观因素,决定了项目的成败。
PBS、WBS和OBS成为项目群管理的三大分解体系,共同形成了复杂项目管理的基础。将这三大分解体系的内涵进一步扩大,可形成复杂项目管理的三个核心维度,即项目对象维、工作目标维和管理组织维。
项目对象分解结构是工作分解结构和组织分解结构的基础。一般而言,先有PBS,再有WBS和OBS;一个体系合理的PBS才可能产生恰当的WBS和OBS,合理的WBS和OBS的前提就是适宜的PBS;反过来OBS对PBS、WBS均有影响,OBS的变化将引起PBS、WBS的变化。由图2-1所知,PBS、WBS、OBS是复杂项目管理的核心。项目对象分解是项目对象维的主要内容,工作分解和组织分解则分别是工作目标维和管理组织维的核心。
PBS与WBS的关系
在PMBOK中,WBS被定义为一种面向可交付成果的项目元素分组,是以可交付成果为导向的工作层级分解,其分解的对象是项目团队为实现项目目标、提交所需可交付成果而实施的工作。这一定义说明WBS所分解的是工作包(Work Package)。然而在长期实践应用中,WBS往往包含工作任务分解和项目实体对象分解,“工作包”和“可交付成果”混为一谈,这实际上背离了WBS的初衷,也易使项目管理者困惑。在国内工程项目管理实践中,WBS方法通常以树状图或者分解表来表示分解的结果,没有将上层的项目分解部分与下层的工作分解部分区别开来。例如在建设工程项目中,WBS往往被分解成上层是工程实体对象分解、下层为工作包,这种方式在简单的建设工程项目中是可行的,但是在大型复杂群体建设工程项目中,项目对象分解本身就很复杂,应该先对项目实体对象进行分解,建立项目对象分解结构(PBS),再进行工作任务分解,建立WBS。
所以,PBS与WBS具有重要的区别。WBS是以可交付成果为导向的工作层级分解,是“以可交付成果为导向”,而不是可交付成果本身。PBS分解的结果不是以可交付成果为目标的工作包,而是构成项目最终实体目标的项目单元。项目构成的复杂性是群体项目的特征之一。在大型复杂群体项目中,项目对象分解结构(PBS)应该是不同于工作任务分解结构(WBS)的独立分解结构,并且是项目管理其它一切工作的基础。PBS的形成早于WBS,PBS是WBS的前提条件,WBS是PBS的具体实现手段。PBS是复杂项目管理的第一步。
WBS与OBS的关系
如前所述,在复杂项目管理中,WBS是在PBS的基础上分解得到的对工作任务进行由粗到细的安排。OBS则是对完成工作任务的部门或个人有层次的组织安排。WBS与OBS的联系反映在WBS-OBS矩阵(或任务分工表)和工作流程图等工具的应用上。
将项目的WBS看作纵轴,将OBS看作横轴,两者结合起来就形成了WBS-OBS矩阵,两者的交点显示了工作任务与其执行者的一一对应关系。由于这个矩阵是基于底层的工作包建立起来的,所以在工作的委派上有明确的定义,避免了工作中的职责不明。WBS-OBS矩阵是进行范围管理、进度管理、成本管理等的基础,是管理信息的来源。工作流程图是WBS、OBS与时间相联系的结果。WBS中的一些日常性工作,被分配到相关组织(部门或个人),再按照时间和逻辑关系进行组织,就可形成工作流程图。工作流程图反映了工作任务在不同组织之间进行的先后顺序。
PBS与OBS的关系
PBS在宏观上决定了项目执行的组织规模、层次,从而影响了OBS。当然,OBS的建立还要受到WBS的影响。PBS与OBS相联系,可以形成PBS-OBS矩阵,与WBS-OBS类似,但具有更高的层次和含义。它能明确PBS中每个子项目的执行者。但在工程项目管理实践中,PBS-OBS矩阵很少使用,因为该结构反映了宏观的项目分工,却很难对具体工作任务的执行进行指导。
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