随着市场竞争力和企业价值创造力的持续高要求，通过管理降本增效、提高效率、增加效益是大企业持续创新发展的核心。采购管理作为企业管理的重要组成部分，在采购业务流程的组织、实施和控制中需要持续关注以下要点:采购流程的标准化、公开化和透明化，采购成本和预算的控制，采购质量的保证和供应风险的控制。
随着大型企业对采购管理要求的提高，在办公、劳保、油品、MRO等物资的采购中，传统采购管理模式存在的问题越来越突出，主要体现在:
(1)采购周期长。主要体现在以下几个方面:1)重复性物料必须分时段采购，采购周期长；2)供应商不能保证交货期，导致收货不及时，影响企业正常生产经营。
(2)采购成本难以控制。主要体现在:1)同类物资采购频繁，供应商过于分散，无法充分发挥集中采购的规模优势，不利于降低采购成本；2)库存成本高，“订单式采购”无法实现。
(3)材料供应质量难以保证。传统的分散采购和多频次寻源采购，供应商过多，供应商质量难以控制，管理成本过高；
(4)采购执行效率低，差错率高。主要体现在:1)传统采购每次都需要签合同，重复性工作量大；2)采购流程长，程序多。买家线下向供应商下单，下单信息往往有误；3)人工发票核查对账效率低，出错率高；4)买家无法跟踪物流信息和线上验收，导致等待收货，耗时。
(5)采购执行应更加公开和透明。供应商供货价格不公开，与供应商的协同订货不在线，但与供应商的对账结算是线下，导致无流程数据可追溯，流程无法审核，供应商的服务评价也没有数据依据。
(6)没有视觉购买体验，选项不能被委托。采购需求部门希望像淘宝、JD.COM一样，在提出采购需求之前，提前查看物料的可视化描述，如物料的图片、视频等，以分散采购选择权，提高采购需求的准确性。
针对以上问题，本文提出了内部网上商城的信息化和数字化手段，可以实现采购的公开透明，保证采购质量，规避采购风险，提高采购效率，降低采购成本，提高内部服务质量。
2大型企业内部网上商城建设方案
2.1建设需求
利用互联网技术，吸收淘宝、JD.COM等商城的优势，结合大型企业的采购管理方式，分析办公、劳保、油品、MRO物资采购的特点，以内部网上商城的模式，实现物资采购的可视化、全线贯通、公开透明、产融结合、在线监管。具体需求如下:
(1)建立一个类似于淘宝、JD.COM等商城的内部网上商城，让需求部门可以直观的在线选择需要开采的物资。
(2)一般物资实行集中采购，降低采购成本。对办公、劳保、油品、MRO等一般物资进行集中整理，邀请各类供应商签订框架协议，按年度集中招标入驻商场。
(3)订单采购，由需求部门直接在商场选择需要收集的物料，直接下单，内部审核后直接推送给供应商。供应商可以根据订单要求直接配送货物，采购员或仓库管理员可以在线查看物流信息，在线收货验货。
(4)真正的产融结合，在线验证发票，根据订单定期自动生成与供应商的对账单，与供应商在线对账确认生成结算单到财务部门结算。
(5)打通企业OA、ERP、财务系统，实现全线、全流程、数据交换的数字化电商采购。与ERP的库存管理和计划管理互联互通，实现整个采购流程的闭环；打通OA审批管理，实现集中审批管理；与财务系统对接，实现全行采购业务与财务一体化。
(6)引入第三方垂直商城，按照择优原则，选择符合企业物资采购性价比要求的第三方垂直商城入驻平台，扩大商城物资选择范围，如JD.COM、Suning.cn等商城。
2.2功能框架模型
网上商城内部主要分为三个部分:采购商端、供应商端和商城的交易平台环境。详情见图1。
图1:内部网上商城框架图
买方端:大型企业可以确定集中采购物资目录，然后在线管理采购计划。二级单位或分厂可以在商城交易平台环境下直观的选择产品、下单、查看物流情况。买方可以在网上查看供应商货架上的货物是否符合集中采购框架协议的要求。同时，采购员或库管员可以在线收货验货，在线核实发票信息，在线与供应商对账。后期会根据供应商的质量、交期、服务水平进行评估，对用户的供应商进行提升和淘汰。
供应商端:根据集中采购物资目录招标入库后的供应商，可以接受采购方需求部门的订单，根据订单要求配送货物，在线生成或上传发票信息，查看采购方的收货和检验信息。检查后，与采购方进行在线发票确认、对账信息和结算确认。供应商可以在线查看采购方的评价信息，并根据评价要求优化自己的管理水平、供应能力和产品质量。
网上商城平台环境:该环境是利用信息技术、互联网技术、大数据技术搭建的网上电子商务交易平台，制定统一的集中采购物资目录、供应商管理制度、评价管理制度、组织权限管理制度等一系列基础保障制度，为买卖双方搭建一个公开、透明、高效、稳定、安全的网上电子商务交易平台。在环境中，商城运营人员继续按照商城的管理办法和制度维护集中采购目录，管理供应商的准入、评价、淘汰，收集、汇总、统计管理评价，管理平台客服。采购方管理层在运营管理后台看到数据统计和分析，做出采购管理的决策和优化。
2.3网上商城的核心功能
(1)可视化选品操作，快速向供应商下单，降低库存成本。
像淘宝、JD.COM等商场，企业的采购部门都是在网上直观的选择要采购的物资，通过查看图片、视频全面了解物资信息，实时了解库存情况。需求部门网上下单后，直接推送给供应商，供应商可以根据订单要求及时发货。如图2所示。
图2
(2)供应商全程在线协作，提高效率，缩短采购周期。
从供应商寻源、供应商入库、合同签订、订单受理、发货、结算到评估反馈，与供应商在线协作。为了以后的可追溯性，将对过程数据进行跟踪。
(3)供应商全生命周期数字化管理，提升供应商质量。
从供应商开发、供应商认证引入、供应商绩效评估和风险管理到供应商取消的全过程在线管理。供应商的信用信息、业绩、评价、等级都是数字化管理，数据主要来源于外部第三方征信平台、内部商场交易数据、企业质量管理系统、企业库存管理系统。通过数据汇总、汇总、统计、分析，对供应商进行全生命周期管理。
图3
(4)数字化发货、收货和检验管理
供应商收到订单后，在线生成发货单，发货单主要包括发货明细和物流信息。买家可以根据发票在线实时查看发货状态和物流到达状态。到货后，采购员根据收货验收生成入库单，并更新检验结果反馈给供应商。具体的业务流程如图4所示。
图4:数字交付、接收和检验管理流程
(5)支持网上结算，降低金融风险。
商城根据供应商框架协议自动汇总订单交易明细，生成对账单，与供应商在线对账后，生成结算单，提交财务部门闭环结算。
(6)与企业ERP系统互联，数据驱动业务。
从采购计划到仓储管理，ERP系统与内部在线数据实时对接，使交易过程中的所有流程数据都是实时的第一手数据，解决了人工录入数据造成的数据失真问题，所有数据都可以追溯，极大地保证了数据的真实性。两者对接后，突破了数据孤岛，数据采集来源更加全面，便于支持后期的数据分析和决策管理。
3应用效率
内部网上商城成功运营后，办公、劳保、油品、MRO等物资采购在标准化、效率、成本等方面都得到了极大的优化。
(1)缩短采购周期，减少重复寻源，在线下单、发货、收货、验货，提高与供应商的协同效率；
(2)采购管理更加透明，各类物资以类似淘宝商品的方式在内部商城展示，信息直观明了。同时通过商品评价比价、供应商后评价等功能。，物资情况更加透明，实现了全员参与、全程监督，有效促进了采购工作的效果评估和公开化；
(3)管控更有效，内部商城提交的订单需求需要经过内部审批流程才能生效，管控严格。财务控制更准确。通过对比各级各部门物资申请量的纵向和横向维度，提高企业预算编制的准确性；通过对订货成本和预算剩余金额的实时对标，可以提前控制预算；
(4)降本增效，通过比价、商品公开透明等手段，使采购价格更加合理，各单位采购数量更加合理。同时将很多部门的综合人员从采购和报销工作中解放出来，大大节约了人力资源，实现了管理的增长、质量和效益。
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