工作安排

面对工作中不断涌现的任务和琐事，你是否感到手足无措，难以应对？如何有效管理时间和任务，以确保工作效率和质量？这篇文章，我们看看作者给到的方法。

今天我想介绍一个简单的工作方法，给到我们刚步入职场的新人。

我刚开始工作时，经常会遇到一个问题：“事情太多太零碎”。

周一早上开会时，领导布置了这项工作。

周二领导在邮件上又点名让我去关注起另外一件事。

周三部门里的同事又说这件事情需要我的配合，领导也同意了。

周而复始。。。

等到下周一再开会的时候，领导就会问起事情进展，这个时候进展不佳就会被批评。

要不就是进展不佳被领导骂了，要不就是事情太多有些事情做漏了。

当时的我心里也在想，明明我也是在连轴转，我也没偷懒，而且事情也是你们安排的，为啥最后什么事情都怪到我头上？

如果你也有这个状况，不妨在评论区给我扣个1吧，能在评论区留下你的真实情况那是更好了。

那这道题要怎么解？

我为你推荐两款工具，第一个是「四象限法」，第二个是「对齐期望」。

一、什么是四象限法？怎么用？

画个图就理解了，横纵坐标以“紧急”和“重要”，绘制出带有四个象限的图。

分别是：“重要且紧急”、“重要不紧急”、“不重要但紧急”、“不重要不紧急”。

怎么去理解呢？

我简单罗列几个场景：

“重要且紧急”：本周我们的产品就要发布，老板会亲自上去演示，一定要保障好产品的质量与发布流程。“重要不紧急”：我们平台要引进AI相关的技术，一年后要让AI成为我们的关键技术竞争力。“不重要但紧急”：今天有个客户出了问题，你赶紧去支持一下，客户要投诉了，尽快搞定。“不重要不紧急”：职能部门要求我们每个月要发月报，记得定期搞一下，应付下就好了。

重要且紧急的，一般是在你的业务目标里，并且占据很大的权重，同时又在比较短时间内要保障好的。

重要不紧急，属于一个偏中长期的事情，时间不一定很长，但肯定不会是要一天、一周解决的事情。

不重要但紧急，属于不在你的关键考核项里，但不做会造成比较不好影响的一类。

不重要不紧急，这个就不用做过多解释了吧？

PS：重要与紧急的程度，如果你自己能比较好的把握，那就自行判断，如果不能很好把握，要以你的上级意见为准。否则你上级觉得很重要和紧急，你却放在一边不管，那你肯定要倒霉了。

知道了四象限后，那你只需要把你的工作事项，重新审视一遍之后，往这里面放就好了。你就会知道自己在现在应该做什么，应该不做什么。

二、全部事项都在紧急里，怎么办？

有的小伙伴就会问了，那我按这个流程走了一遍，我发现我的事情全部都在「紧急」里面，那怎么办？

这里要分析一下，大概有两种场景：

第一种，都是突发的事情，比如：你是技术支持的岗位，你每天处理的问题都是很突然并且很急需结果的，属于救火性质的岗位。

第二种，四象限里进行了位移，比如：一个月前你的上级通知你准备转正答辩的材料，本来是重要不紧急的事情，但是你一直拖着，到了最后一两天才开始写，变成了重要紧急的事情。

如果你是第一种类型的岗位，那也不会有太多「重要」的事情需要你做，你的关键任务还是处理好当前的问题；

如果你是第二种类型，那要区分场景，是自己拖延症拖到太后才去做了？还是你其他工作太多，所以没时间，导致都变成了紧急的事情。如果是后者，那你最好是要罗列一下，与你的上级做一次讨论，讨论你没时间去做太多长期的事情。看他是更希望你做好什么事情。

三、怎么去判断和排优先级？

上面分享的是第一招，先分类。

但是还不够，接下来讲第二招，怎么去分类。

比如，分配了一项任务下来，可能是很重要、很紧急的，但是你领导不一定会直接讲，有可能是说让你去看看、参与进去。

那你要怎么去操作呢？

第一种方式，在接需求的时候，顺便问一句。“好的，这件事情我去了解一下，那你期望大概什么时候有个结果？这件事情相较于xx事情的优先级是怎么样的？”在过程中，把上级对这件事情的「重要、紧急」程度给了解了，那你自然就知道先做什么了。

第二种方式，先接需求分析，如果影响了其他工作，再去对齐。“这件事情我初步分析了一下，工作量大概xxx，是要现在做吗？如果做的话，那另外一件事情，我们是不是放后一点再开战？”

「四象限法」结合「对齐期望」双管齐下，那就很容易对齐我们对事情进展的预期，也就很大程度避免问题的发生。

这两个小技巧用好之后，你甚至都不需要去画这个图了，脑子里就有意识地记住「重要」和「紧急」，在对齐事情时就本能地会去多问两句期望和工作优先级。

熟练后，做起来就顺风顺水了。

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题图来自Unsplash，基于 CC0 协议。